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明基逐鹿工作流构建亿人高效能团队

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benqguru
明基逐鹿工作流构建亿人高效能团队

明基逐鹿工作流解决方案介绍
企业进入21世纪效率变的越发显的重要,作为企业运行网络的企业流程效率的高低变成企业关注的重点。越来越多的企业开始实施企业流程的优化,以及企业流程的信息化。BPM成为企业信息化的一个新热点。但许多工作流及BPM工具一个共同的不足就是弹性不足、难学难用、和应用系统整合性差。
明基逐鹿针对市面软件的这些问题,并结合明基集团本身的国际化运作经验开发了明基逐鹿工作流。明基逐鹿工作流以微软先进的组件技术为主导,大量使用XML作为数据交换及数据储存的格式,启用最近Web Service的技术,提高系统的扩充性,更有简便的操设计及完美的工作流控制,能最大限度的满足企业的实际应用需求,小到一个很小的部门,大到跨国公司;无论人数多少,还是不同企业间业务的交流,都能在企业员工、客户和供应商之间实现集通信、协同操作和协调运行的办公自动化环境,充分发挥现代企业信息系统的优势。
它突出了以下几个特点易用性,整个操作界面和操作方式严格参照微软的用户操作界面规范,使用户用起来丝毫不感到生疏。弹性,逐鹿工作流除了流程可以弹性定义以外,系统界面可由用户根据所需功能模块来自定义,用户可随时将所需功能模块挂接到主界面上,以满足将来不断增长的功能需要。整合性,系统可方便地与各种关系型数据库(如:SQL,Sybase,Oracle,DB/2,Foxpro等)接口。实现不同数据库平台间数据库的交换及信息共享。轻松实现应用系统的整合。最后逐鹿工作流系统具有相当高的安全性,符合国际通用的所有安全标准,包括互联网(Internet)安全标准。提供基于个人和群组角色的对数据及应用访问权限,通过授权/认证、数字签名、数据及通讯加密、执行及存取控制和口令保护等方式,使企业数据始终处于安全控制之中。
逐鹿工作流系统在明基集团到成功应用后开始向全国的客户推荐使用。在此过程中帮助国内许多企业提高了企业的流程运行效率。得到客户的肯定评价。上海亿人通信终端有限公司(ISCT)就是在此期间的一个成功客户之一。

亿人通讯成功案例
上海亿人通信终端有限公司(ISCT)的前身是成立于1995年5月18日的上海西门子通信终端有限公司(SSCT),于2001年1月15日正式更名。上海亿人通信终端有限公司(以下简称亿人通信)由德国西门子公司授权生产各类西门子电话机,并同时引进美国唯典公司技术,开发、制造高科技网络接入设备。亿人通信目前员工规模近1000人,HR人员5人,其中负责合同管理/新员工入职/招募1人,负责薪资作业1人,考勤1人,教育训练1人,员工关系1人。之前全部工作手工完成,从2003年4月开始HR部门在公司领导的支持下寻求合作厂商,进行HR的e化工作,从众多候选厂商中,亿人通信最终选择了我们——明基逐鹿,作为他的e化伙伴。从选型到系统上线,亿人通信同仁和逐鹿工作团队一起经历了众多的艰辛和困苦,也一同品尝了e化之路的累累硕果。
选型---迈向成功的第一步
“e化是必然之路。”亿人通信的周经理如是说。因为那时他们遇到的最大的问题就是信息不对称。领导需要7月份员工总数的时候,负责考勤的人、负责薪资的人和负责合同的人报出了三个完全不同的数字,然后大家开始核对为什么会有差异,经过一番解释后才能最终得到一个统一的数字。还有就是流程不统一。员工在请假的时候随意性很大,可以事后请,也可以口头请,跟薪资挂钩时就出现很多扯皮现象,要费力地查找书面记录等等。周经理下定决心要改变这种状况,寻求软件来帮助HR胜任行政管理专家的角色。
选型时亿人通信也有很多担心:实施周期、客户方的工作量、软硬件环境的额外投入、对客制化的处理。明基逐鹿采用的标准科学的AIP导入方法,并针对客户业务特点提出多种解决方案,这些承诺给了客户很大信心。
选型时,亿人通信比较关注三点:软件的实践效用(成功案例);售后服务;软件公司的规模及对HR软件业务的投入。因为通过各家系统的演示,周经理和后来的项目经理都认为功能面上各家相差不大,对HR基本事务的处理都可以满足。而逐鹿软件的成功案例近80多家,销售人员邀请亿人通信参观苏州总部,他们对公司的规模,研发资源非常有信心,这种信赖感使得双方最终走到了一起。在参观总部的过程中他们也感受到明基HR的出色工作,更加强了他们想与逐鹿合作的意向。
最终亿人通信选定了逐鹿的HRMS、eFlow、ESS三个系统,作为e化的平台,完成人事/出勤/薪资/教育训练管理、工作流管理和员工自助的e化。
实施---风雨同舟的日子
历经了近半年的选型工作后,双方工作团队开始实施逐鹿的HRMS和工作流eFlow。工作的第一步是需求调研,即彻底了解亿人通信的HR工作模式和具体环节,并设计出线上实现方案。在这过程中,亿人通信还是有许多担心的:客户方的工作量;触犯某些人的利益;HR压力变大。
因为用软件来处理事务性工作的时侯,需要对之前不规范的情况或模糊地带有个清晰的界定,比如8:30上班,那么8:31刷卡就是迟到;请事假超过5天必须要大部经理批准等等。我们一直协助亿人通信HR对这些基本规定或流程作一个梳理或重新定义。
而另一方面,员工因为习惯了之前随意的管理,对这些标准的模式可能会不太适应,也许会有一些抵触情绪。某些主管之前公出时是随意进出厂门的,上了系统之后可能要填写假单,上一级主管批示过才能进出,所以也会触犯他们的利益,从而使HR的压力变大。这些利益的平衡及冲突管理在实施初始我们就尽可能的考虑到,并协助HR做好宣导工作。
方案设计完毕后就是艰难地实现阶段了,因为系统要对亿人通信出现的各种实际情况进行判断并作出处理,这中间双方的工作人员都付出了艰辛的努力。
最繁重的劳动体现在出勤模组和薪资模组。系统对每天近3000笔刷卡数据进行判断时依靠的是每个员工的作息标准,班别、形式历等。要让1000名员工的初始信息都是对的,要让各部门负责调班的员工都能正确操作系统,我们经历了很长的阵痛期。
在实施薪资模组时我们花了很多心思来处理不同计薪模式。比如在处理综合工时一类人时,我们需要3个月计算一次加班费。这类加班计算通过辅助的报表汇总和强大的薪资设计平台最终实现了。亿人通信还改变了薪资条的发放做法,改成了薪资袋,加强了薪资保密制度。
Guru eFlow与HRMS实现了无缝联结,为项目起了巨大的推动作用。员工通过线上填写假单,经过层层签核后薪资模组会根据公司制度进行相应扣款;员工线上填写加班单,签核后出勤模组会与实际刷卡进行比对,从而确定出有效的加班时数。Guru eFlow会根据申请人的不同职务,不同身份类别、申请的不同假别、不同时间范围走不同的签核流程,亿人通信的各种实际情况都得到了满足,eFlow经受住了各种考验。亿人通信在实现无纸化办公,提高办公效率方面迈进了一大步。
ESS是员工的自助窗口,员工可以通过这个窗口察看自己的基本信息,主管可以透过这个窗口对下属的绩效情况进行维护和提交。ESS改善了员工关系,让员工感觉HR不再是个黑盒子,信息是透明的,HR作为服务的形象一下得到了提升。
成功上线---享受快乐科技
经过60人天,四个多月的持续努力,为亿人通信打造的流程式人力资源管理解决方案终于成功上线了。项目的成功双方也受益颇深。
亿人通信实现了人事数据的统一存取。主管在进行汇总统计时直接列印报表即可,不需要再四处收集数据,加工处理了。实现了内部流程的规范。逐鹿的工作流系统帮助规范了企业的基本人事流程,好的规范的流程支撑了企业的日常运作,使得一切井然有序。
实现了员工关系的改善。员工可以轻松地进行在线申请,并清楚地了解自己的申请处于哪一关签核中,而不像以前那样要拿着表单一个部门一个部门的跑,不断地电话询问。员工还可以浏览自己的人事资料,可以及时发现错误或申请更新。
亿人通信的成功再一次证明了明基逐鹿的流程式人力资源管理解决方案是适合企业发展的。[xxyyzz]